Medir o retorno de cada investimento em RH é um desafio constante para gestores da área, especialmente quando se trata de ações de acolhimento e integração. Embora iniciativas como kits de boas-vindas sejam frequentemente associadas ao bem-estar e à experiência do colaborador, seu impacto vai muito além do cuidado: elas influenciam diretamente indicadores como engajamento, produtividade inicial, retenção e tempo de rampagem. Nesse cenário, o conceito de ROI onboarding ganha relevância ao oferecer uma forma estruturada de mensurar o retorno financeiro e estratégico dessas ações, justificando investimentos, embasando decisões em dados e fortalecendo a credibilidade dos programas de integração.
Ao contrário do que muitos ainda imaginam, um kit de boas-vindas não é um mimo ou apenas um item simbólico: ele é uma ferramenta que reduz a ansiedade dos primeiros dias, acelera a adaptação cultural, fortalece o vínculo emocional com a empresa e diminui as chances de rotatividade precoce, sendo esse um dos maiores custos ocultos do RH.
Ao longo dos próximos tópicos, iremos abordar a importância dessa mensuração e como realizá-la corretamente, para que seja possível mostrar às lideranças o quanto as ações de onboarding são essenciais para produtividade, engajamento e retenção de talentos.
Por que o ROI onboarding importa para o RH estratégico
Um levantamento realizado em 2022 pela Robert Half, com dados do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), demonstrou que o Brasil é o país com maior índice de turnover do mundo, com um aumento de 56% no período analisado. Além disso, o número de saídas voluntárias, em comparação ao de desligamentos, passou de 33% para 48% na época do estudo.
No contexto de novos funcionários, dados mostram que até 20% das saídas voluntárias acontecem nos primeiros 45 dias, reforçando o quanto os primeiros contatos moldam a percepção de futuro dentro da empresa. Além disso, o mesmo levantamento mostrou que 42% dos funcionários não receberam suporte em suas primeiras semanas de trabalho.
Por isso, é essencial que as empresas compreendam que o onboarding é um dos momentos mais sensíveis da jornada do colaborador e que, para reter talentos, é essencial oferecer uma experiência acolhedora e consistente.
Mas como criar um acolhimento estratégico e, ao mesmo tempo, equilibrar investimentos dentro de restrições orçamentárias?
Ao calcular o ROI onboarding, é possível ter em mãos um argumento concreto para as lideranças, sustentado por dados e diretamente alinhado aos objetivos organizacionais, facilitando investimentos nos programas de integração.
Kit de boas-vindas: retorno financeiro e estratégico
Ao relacionar custos do kit de boas-vindas e do processo de integração com indicadores, é possível compreender que o onboarding traz impactos mensuráveis de retorno financeiro e estratégico.
Alguns benefícios incluem redução de turnover, diminuição de retrabalho, aceleração do tempo de ramp-up e aumento da produtividade inicial.
Assim, o investimento em uma experiência estruturada não é gasto, mas um fator direto de economia e eficiência – afinal, substituir um colaborador leva tempo e gera gastos, já que envolve ter que realizar novamente recrutamento, seleção, treinamento e integração – gerando perda de produtividade e impacto no clima organizacional.
O onboarding, quando bem executado, deixa de ser uma etapa operacional e passa a ser uma das maiores oportunidades de economia e eficiência dentro das organizações.
Redução de turnover e dos custos associados à rotatividade
O turnover precoce é uma das maiores dores dos gestores de RH. Como citado no tópico anterior, cada desligamento gera novas despesas.
Um kit de boas-vindas bem estruturado não impede todos os desligamentos, mas junto com outras estratégias de integração, contribui significativamente para que o novo colaborador se sinta acolhido, seguro e confiante da decisão que tomou. Isso diminui a rotatividade inicial e representa economia direta e mensurável.
Economia com retrabalho e novos treinamentos
Colaboradores que chegam mais seguros e engajados compreendem mais rapidamente a cultura e os processos da empresa. Consequentemente, assimilam melhor informações no treinamento inicial, evitam erros comuns dos primeiros dias e alcançam autonomia de forma mais rápida.
Esse ganho de velocidade reduz o tempo de adaptação, diminui retrabalho e otimiza o próprio processo de treinamento, gerando impacto direto na produtividade das equipes.
Ao incluir no cálculo de ROI onboarding a redução de horas investidas em novo treinamento ou correções, abre-se espaço para demonstrar o valor real de cada iniciativa de acolhimento.
Aumento de produtividade e engajamento desde o primeiro dia
O kit onboarding, quando alinhado à cultura e ao posicionamento da empresa, funciona como um símbolo de boas-vindas que reforça pertencimento e identidade organizacional.
Assim, ao receber itens úteis, personalizados e pensados para facilitar seu dia a dia, o colaborador entende que existe uma preocupação genuína com sua experiência. Isso se traduz em mais foco, mais energia e mais disposição para contribuir desde o início.
Esses benefícios proporcionados pelo acolhimento são, inclusive, explicados pela neurociência, já que a sensação de segurança psicológica reduz a produção de cortisol, hormônio associado ao estresse e à dificuldade de aprendizado.
Na prática, significa que esse acolhimento proporciona um estado mais propício para absorver informações, tomar decisões e conectar-se com a cultura organizacional.
Pequenos gestos, como um kit de boas-vindas bem planejado, funcionam como sinais de que a empresa é um ambiente seguro, acelerando a adaptação e influenciando diretamente produtividade e retenção.
Mas, atenção: é preciso evitar alguns erros comuns
Mesmo empresas bem estruturadas podem comprometer os resultados do onboarding por falhas simples de organização. Entre os erros mais comuns estão:
- ausência de padronização entre áreas e gestores;
- entrega tardia do kit ou falta de preparo no primeiro dia;
- excesso de informação sem curadoria;
- falta de um responsável claro pelo onboarding;
- inexistência de follow-up nos primeiros 30 dias;
- integração desconectada da cultura e dos rituais da empresa.
Corrigir esses pontos aumenta significativamente o retorno das ações de acolhimento e fortalece a experiência do colaborador desde a chegada.
Como calcular o ROI onboarding na prática
Confira o passo a passo prático para calcular o ROI das iniciativas de integração. Com isso, é possível ter em mãos dados consistentes para apresentar às lideranças e comprovar seus benefícios.
1. Levante todos os custos envolvidos
Para calcular o ROI, o primeiro passo é mapear o investimento total:
- valor unitário do kit de boas-vindas;
- custos de personalização, armazenamento e logística;
- horas de trabalho envolvidas na preparação e entrega.
Esse valor será utilizado como base para comparar com os resultados alcançados.
2. Mensure os ganhos com redução de turnover
Aqui entram dados como:
- custo médio de contratação;
- custos de treinamento inicial;
- valor da produtividade perdida durante o período de desligamento e substituição.
Se o kit onboarding contribui para manter colaboradores por mais tempo, qualquer redução percentual na rotatividade já representa um ganho significativo.
3. Quantifique ganhos de produtividade
Um dos indicadores mais relevantes é o tempo de ramp-up, ou seja, período necessário para que o colaborador atinja seu desempenho esperado.
Ao comparar equipes que passaram por um onboarding estruturado com aquelas que não receberam o mesmo nível de acolhimento, torna-se possível medir:
- quantos dias foram economizados para que o novo funcionário se tornasse produtivo;
- como isso impacta resultados finais;
- como o sentimento de acolhimento influencia engajamento e performance.
4. Some os valores e aplique a fórmula
A fórmula do ROI onboarding é simples: ROI = (Ganhos – Investimento) / Investimento
Quando o resultado é positivo, significa que o kit de boas-vindas retornou mais valor do que custou.
Esse número é essencial para que as lideranças que ainda enxergam o onboarding como um gesto simbólico vejam o seu papel estratégico para retenção de talentos e melhoria de uma série de indicadores no dia a dia da empresa.
Exemplo prático de ROI onboarding
Imagine um kit onboarding que custa R$ 80 por colaborador. Após três meses, a empresa identifica que reduziu o turnover inicial em 5%.
O custo médio de substituição de um colaborador no Brasil é de R$ 3.500.
Ganho gerado: 0,05 × 3.500 = R$ 175
ROI: (175 – 80) / 80 = 118%
Ou seja, a cada R$ 1 investido, o kit gerou R$ 2,18 de retorno.
Exemplos como esse tornam a argumentação do RH mais concreta e facilitam a aprovação de investimentos pelas lideranças.
Por que o kit impacta tanto a experiência e o ROI onboarding
A chegada a uma nova empresa é sempre um momento carregado de expectativas e inseguranças. O colaborador não sabe ao certo como será recebido, como funcionam as rotinas, quem poderá apoiá-lo e se realmente fez uma boa escolha.
Especialistas em comportamento organizacional apontam que os primeiros 90 dias são determinantes para a formação do chamado contrato psicológico, ou seja, o conjunto de percepções, expectativas e crenças que o colaborador cria sobre a empresa.
Quando a organização demonstra cuidado, clareza e preparo desde o primeiro dia, esse contrato se fortalece e aumenta significativamente a probabilidade de permanência. Por outro lado, experiências confusas, impessoais ou desorganizadas quebram expectativas e podem levar a desligamentos precoces.
Uma das formas de quebrar essa barreira, transmitir cuidado, demonstrar preparo e sinalizar que o colaborador é valorizado, antes mesmo de começar a produzir, é por meio de um kit de boas-vindas bem planejado.
O recém-chegado se engaja mais rápido, se integra com mais facilidade, sente que tem um lugar ali e passa a enxergar a empresa como um ambiente estruturado, humano e preparado para recebê-lo.
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